מהו ארכיב מסמכים דיגיטלי? מי זקוק לארכיב שכזה? כיצד יוצרים ארכיב מסמכים בעידן הדיגיטלי? האם זה בכלל משתלם? על השאלות הללו תוכלו למצוא תשובות במאמר הבא.
ארכיב מסמכים דיגיטלי הינו למעשה ארכיון המכיל את כל המסמכים של העסק שלכם, רק בצורה דיגיטלית. במקום מדפים עמוסים בקלסרים, ערמות של ניירת וארגזים עם מסמכים תויקו בצורות שונות,
ארכיב המסמכים הדיגיטלי מאפשר לכם לאחסן את כל המסמכים הללו בצורה מסודרת ופשוטה וליהנות מאפשרות לשלוף כל מסמך תוך שניות ללא כל בעיה.
מי בעצם זקוק לארכיב מסוג זה?
כיום ארכיב מסמכים דיגיטלי משמש בעיקר עסקים וארגונים אשר רוצים להצטרף אל המאה ה – 21 ולנהל את המסמכים בעסק או בארגון בצורה הרבה יותר טובה. עסקים וארגונים רבים בוחרים בחברת חניבעל מערכות מידע בכדי להפוך את הארכיון הישן שלהם ואת כל הניירת הרבה במשרד לכדי ארכיב מסמכים דיגיטלי נוח לשימוש והרבה יותר מסודר.
יחד עם זאת, לאחרונה ניתן לראות גם משתמשים ביתיים אשר מבינים כי ארכיב מסמכים דיגיטלי יכול לסייע להם לנהל את הבית בצורה הרבה יותר טובה ולשמור על המסמכים השונים שלהם באופן יעיל למשך שנים רבות וכמו כן, גם לחסוך במקום וכל זה בחינם.
כיצד יוצרים ארכיב דיגיטלי לאחסון המסמכים?
חברת חניבעל מערכות מידע מסייעת לכם ליצור ארכיב מסמכים דיגיטלי בעזרת שירותי סריקה ותוכנת ניהול מסמכים, אשר מאפשרת לכם לנהל את כל המסמכים בצורה מסודרת וטובה ולשלוף כל מסמך בקלות רבה ברגע שאתם זקוקים לו.
גם אם אתם בעלי ארגון גדול וותיק ויש לכם כמויות גדולות מאוד של ניירת, אל דאגה. אנשי מקצוע מומחים יוכלו לבצע עבורכם את העבודה במהירות ובצורה טובה ולהעביר את כל הניירת לקבצים אלקטרוניים אשר ייכנסו אל תוך אותו הארכיב הדיגיטלי שלכם.
כך תוכלו לשלוף גם מסמכים מלפני שנים רבות בקלות דרך המערכת שלכם.
שאלת השאלות – האם המהלך משתלם?
אמנם, מעבר של ניירת החברה אל ארכיב מסמכים דיגיטלי כוללת תקופת הסתגלות קלה ועבודה רבה לצורך העברת הניירת הקיימת אל המערכת, אך ללא ספק מדובר בעניין משתלם אשר יסייע לכם בניהול תקין ונכון יותר של העסק – וההשקעה תחזיר את עצמה כבר בטווח הזמן הבינוני, ותניב תשואה בטווח הארוך.
חייגו עכשיו אל 077-495-6601 ונשמח לסייע לכם בהקמה של ארכיב מסמכים דיגיטלי, שיפשט את משימות התיוק ואחזור המידע עבור העסק שלכם!