בשל מגוון רחב של דרכים אשר קיימות עבור לקוחות לספק מסמכים לרואה החשבון שלהם, המשימה של ניהול יעיל של הזרימה יכולה ליצור בעיות ולעכב את הפרודוקטיביות לפני שהחיוב בכלל החל, ולכן חשוב ליצור ניהול מסמכים בצורה חכמה ויעילה.
בשל מגוון הדרכים להזרים מסמכים למשרד רואי חשבון, רוב חברות יוצרות תהליכים עקיפים, אשר פועלות בחוסר יעילות. תהליך עקיף הוא אמצעי זמני הנלקח לטיפול בכל בעיה כפי שהיא מתרחשת ללא פנייה ישירה או ללא דרך לפתור את הבעיה.
בין אם מסמכי הלקוח מגיעים כנייר, קובץ אלקטרוני בפורטל אינטרנט-לקוח, כקובץ מצורף לדואר אלקטרוני, בפקס, דואר קולי, או על ידי כמה אמצעים אלקטרוניים אחרים, אוטומציה וייעול התהליך מעלה את רמת יעילות.
כאשר ניהול מסמכים (נ"מ) "איסוף הממסכים" הוא במיטבו, מסמכי לקוח מטופלים כפי שהם זרמו בשיטות השונות. זוהי הדרך הטובה ביותר של פירמת רואי החשבון, מבלי לאלץ לעקוף או יצירת נקודות כאב עבור הלקוח.
וידוא "איסוף" במיטבו
לקוחות שולחים מסמכים תוך שימוש במגוון של אמצעים ופורמטים (כלומר מודפס, תמונות סרוקות, קבצים מצורפים לדוא"ל ובדואר אלקטרוני, גיליונות אלקטרוניים, מסמכי Word, קבצי PDF, קבצי תוכנה, וכו '). עבור רוב משרדי רואי חשבון האיסוף של החומר הופך לעבודה קשה ובלתי נמנעת דבר שכבר הפך למקובל ולתהליך סטנדרטי, כאשר לא צריכים להיות כך.
לדוגמא, כאשר רואה חשבון צריך לחפש בדואר אלקטרוני קובץ מצורף מלקוח ,זוהי עבודה קשה וניתן למנוע אותה בעזרת "איסוף" נכון .
אם שלב ניהול המסמכים היה במיטבו כאשר הדואר האלקטרוני זרם ראשון לתוך חברה, היו מוצאים את המסמך בקלות.
כדי להבטיח "איסוף" מיטבי לתוך התוכנה לניהול מסמכים, רואי החשבון צריכים לחקור איך המשרד שלהם מטפל:
- אוסף מסמכי הלקוח כפי שהם זרמו.
- שמות הקבצים ומתודולוגיה הגשה.
- המיקום והארגון של מאגר מסמכי הלקוח האלקטרוני.
- אוסף מסמכי לקוח .
- בין אם מסמכי הלקוח מגיעים בבת אחת או חתיכה אחר חתיכה באמצעות דואר אלקטרוני, דואר קולי, פקס, דואר קולי, פורטל אינטרנט-לקוח או על ידי נייר, את מסמכי הלקוח יש לאסוף ליד מקום אחד, וליצור אוטומציה (מיכון) ועקביות של המשרד. תהליך זה יוצר יעילות לאורך כל ההתקשרות.
- אם מסמכים שנאספו והוכנסו לתוך מסד נתונים קניינית, חברה עלולה לאבד את השליטה בכך שלא יצרה אסטרטגיית יציאה. זה יכול לעכב מיזוג או מכירה עתידי. בנוסף, אחסון לטווח ארוך של מסמכים בפורמט המקורי שלה הוא יקר.
דוא"ל, אחד מהדרכים הנפוצות להעברת מידע
השימוש מייל כפלטפורמה להעברת מידע, הינו עדיין אחד מהדרכים הקשות ביותר לנהל מסמכים והוא מציג שורה של קשיים למשרדי רואי חשבון. בעיות סביב הדוא"ל כוללות בקרת גרסאות, איתור הגרסה העדכנית ביותר של מחרוזת דואר אלקטרוני או קובץ מצורף, ואחסון דואר אלקטרוני. בעת הטיפול בדואר אלקטרוני כאשר מנסים לבצע "תהליך איסוף" במיטבו, אחד אמור להיות מסוגל ללחוץ ולגרור דוא"ל למערכת ההתקשרות שבו הוא נשאר מאורגן ומוכן לעיבוד בקלסר הלקוח אלקטרוני, לפי סוג התקשרות, שאורגן על ידי שנה. כל קובץ מצורף לדוא"ל (קובץ כלומר Excel, Word דוק, וכו ') צריך להישאר שלם ויצורף לדוא"ל בפורמט המקורי שלו.
פורטל אינטרנט
עבור הלקוחות שימוש בפורטל אינטרנט, הופך במהירות לדרך המועדפת לאיסוף מסמכי חליפין עם לקוחות, צריכים להיות משולבים במערכת איסוף המידע.
פורטל האינטרנט של לקוח אשר משולב עם האיסוף מאפשר חשבון אשר נותן אופציה לרו"ח בלחיצה וגרירה לארגן בקלות את קבצי לקוח, דבר אשר מאיץ תהליכים. כאשר פורטל אינטרנט הלקוח אינו משולב, יש צורך בצעדים נוספים (לעקוף) ולגשת למסמכי לקוח, דבר אשר מפחית את התפוקה והיעילות.
קביעת שם המסמך וקביעת המתודולוגיה
כאשר מסמכי לקוח זורמים לחברה, המסמך חייב להיות בעל שם, להישמר, ולהיות נגיש במאגר אלקטרוני מאובטח. שמירה על העקביות במתן שמות קבצים והגשת מתודולוגיה גורמת למירב הקשיים ברוב החברות. חוסר עקביות עלול לגרום לכאב על ידי אילוץ צוות ורואי חשבון לבזבז זמן בחיפוש אחר קבצים על מנת להתחיל ולעבוד.
כאשר "האיסוף" עובד כמו שצריך העבודה הרבה בנתינת שמות ומתודולוגיה של שמירת קבצים מתבצעת לבד וניתן להימנע מכאב הראש הזה. כאשר מסמכי הלקוח האלקטרוניים זורמים לחברה, הם צריכים להיות מזוהים על ידי סוג מסמך, הלקוח, והשנה.
איסוף המידע האוטומטי הינה טכנולוגיה אשר יעילה ויכולה להמליץ ולהקצות שמות מתאימים לקבצים ומדיניות קבועה. בעזרת העבודה עם הכנסת השמות והשמירה האוטומטית מגיעים למצב של ניהול מסמכים בצורה חכמה ויעילה.
מיקום וארגון של מאגר מסמכי לקוח אלקטרוני
מיקום קובץ, מוסכמות על מתן שמות נכונים והארגון של ארכיון מסמכים הדיגיטלי עוזר להראות כמה זה קל לאתר קבצים ולבצע את העבודה. הארכיון הדיגיטלי של הלקוח צריך להיות במיקום מרכזי, המאפשר לכל צוות רואי חשבון אשר חולקים את העבודה על הלקוח גישה לאותו ארכיון מסמכים. ארגון הקבצים בתוך הארכיון המסמכים צריך לחקות מבנה כבר מוכר לצוות. מאגר מסמכים ה אלקטרוני של הלקוח, מאורגן כתיקיית עץ שבו מסמכי לקוח מאורגנים לפי לקוח, שנה, וסוג ההתקשרות גורם איתור קל של מסמכי הלקוח.
אי נוחות בדרך כלל מורגשת כאשר מאגר המסמכים אינו נמצא במיקום מרכזי, או כאשר חל בלבול אחר בקבצים. תופעות אלו עלולות לגרום זלמן מבוזבז בחיפוש אחר קבצים. אי הנוחות אינה מתקיימת כאשר מאגר המסמכים נמצא במיקום מרכזי, ומאורגן היטב.
לדוגמא, בתוך עשר שניות ומספר לחיצות עכבר ספורות ,רואה החשבון צריך לקבל גישה לקובץ מס ספציפי ללקוח XYZ. עוד מאמץ או זמן יהיה לא יעיל.