בסביבת העבודה האינטנסיבית של ניהול מסמכים כיום, חשוב למצוא מערכת ניהול מסמכים אמינה כדי שתוכל לעקוב ולנהל אחר כל הנכסים העסקיים של החברה שלך.
במידה ותעקוב אחרי השיטות הבאות, תצליח בבחירת המערכת הנכונה לעסק שלך
1. התאמת הדרישות עבור תוכנת ניהול המסמכים למטרות העסקיות
בחר מערכת ניהול מסמכים אלקטרונית התומכת בצרכים העסקיים שלך, במקום לארגן מחדש את העסק רק בכדי שיתאים לתוכנת ניהול המסמכים.
חשוב מאד לשאול את עצמך מספר שאלות:
- עד כמה חשובה הגישה מרחוק למסמכים בעסק שלך ?
- באיזו רמת היענות העסק שלך מחויב להיות בכל רגע נתון ?
- איך נראית התשתית IT כיום ואיך היא צפויה להשתנות בעתיד ?
- מה החשש הגדול ביותר שלך בעסק, על מה אתה שם את הדגש ?
- עד כמה העסק שלך צפוי לגדול ?
וודא שמערכת ניהול המסמכים שתבחר תענה על כל השאלות הללו ותתאים לדרישות העסקיות הנוכחיות והעתידיות שלך.
2. ודא שבתוכנה "לכידת מסמכים" אמינה
היכולת להפוך מסמכי נייר לקבצים דיגיטליים שיכולים להיות מתויגים ומאוחסנים בקלות במאגר מסמכים אלקטרוני וניתנים לשליפה קלה ומהירה.
תדאג לבחור מערכת לניהול מסמכים, הכוללת סריקת מסמכים ובנוסף את היכולת לאתר מסמכים באמצעות דרכים רבות ולא רק על פי שם הקובץ, מומלץ על פי תוכן הקובץ כולו, תגים ומילות מפתח.
בדרך זו תבטיח כי אתה מסוגל לאתר את כל המידע הרלוונטי לך דרך חיפוש פשוט.
בדוק אם הגישה לסורק היא פשוטה ומתבצעת דרך התוכנה. הימנע מסירבולים מיותרים בקליטת מסמכים למערכת.
וודא שהיכולת לתייק קבוצת מסמכים גדולה השייכים לקבוצות שונות דרך הסריקה תהיה פשוטה ואמינה.
אם בעסקך הרבה מסמכים הנצרכים לסריקה, וודא כי המערכת לניהול מסמכים, מסוגלת לטפל בסריקת מנות וארגון המסמכים תוך כדי הסריקה ללא צורך בסריקת מסמכים בודדים בכל פעם.
3. גישה מאובטחת למסמכים רגישים
התאמת המסמכים כך שחלק מן המסמכים, אשר מכילים מידע רגיש המאפשר זיהוי אישי, יהיו מסמכים בעלי גישה מוגבלת ושיתוף מאובטח.
בחר מערכת ניהול מסמכים אשר כוללת מאגר מסמכים מאובטח וכוללת בין היתר אימות הגנה באמצעות סיסמא, ואופציה לשלוט בגישה למסמכים ולהיות עם היכולת לעקוב ולנהל את כל מי שצופה בהם ובנוסף לקבל התראות ועדכונים עבור כל שינוי שנעשה בהם.
4. זרימת עבודה מיטבית
אחד היתרונות בניהול מסמכים אלקטרוני היא השיפור ביעילות העסקית.
על ידי הפיכת הקבצים לדיגיטליים בעלי תיוג כך שניתן לאתר אותם בקלות, בעל העסק מצמצם את זמן חיפוש המסמכים על ידי עובדיו, וכתוצאה מכך מגביר את הפרודוקטיביות שלהם בזמן העבודה.
שים לב שהמערכת ניהול מסמכים מותאמת אישית לעסק שלך ולצרכיו, כך שלדוגמא משימות אוטומטיות והודעות דואר אלקטרוני יכולים לסייע לעובדים לשמור על מסלול אחיד במהלך העבודה.
5. ניהול גירסאות בקבצי Word
וודא כי קבצי האופיס נפתחים ונוצרים מתוך המערכת ולא חיצונית.
פתיחת הקבצים חיצונית ותיוקם לאחר מכן מסרבלת את התיוק ועלולה לגרום לשגיאות בתיוק.
ניהול קבצי אופיס דרך המערכת מקלה על יצירתם, ניהול גירסאות ותיוק המסמכים במהירות וביעילות
6. ניהול תיקיות וספריות משנה
מערכת לניהול מסמכים (להבדיל ממערכת ניהול קבצים) אינה מתבססת על הסייר של מערכת ההפעלה (Windows) ולעומת זאת מטפלת בספריות ובספריות המשנה ללא התערבות המשתמש, אלא אם כן היתה דרישה ברורה כזו.
במערכות ניהול מסמכים, שם הקובץ אינו מכיל את מילות המפתח אלה בנוי מתיאור קצר של המסמך. מילות המפתח, תיוגים וקישורים המאפשרים מציאת המסמך ע"פ שייכות קבוצתית או ע"פ כל מאפיין אפשרי אחר הקיים במערכת בשילוב עם מאפיינים אחרים נותן את המענה הנכון ביותר למציאת המסמך במהירות וביעילות.
מערכת ניהול מסמכים מאפשרת לבצע פעילויות שונות על המסמכים כקבוצה : כגון, שליחה במייל של מספר פריטים, העתקה, מיונים שונים ועוד ועוד ללא פעילות דרך השימוש בסייר או ישירות דרך ספריות הדיסק.
7. ניהול מחזורי החיים של המסמך
הקפד על מערכת ניהול מסמכים שתדע לנהל את מחזור החיים של כל מסמך ומסמך בעסק שלך.
שיטה זו תעזור לך לעקוב אחר התיוק האלקטרוני שלך, לדעת עבור כל מסמך האם הוא פעיל, כמה זמן הוא שמור אצלך במערכת, איך ומתי הוא נמחק/שוכפל ועוד.